Hedehusene

Gymnastik Forening

Baggrundsbillede

Forenings Håndbogen

Foreningshåndbog for Hedehusene Gymnastik Forening

Formålet med denne håndbog er at angive nogle retningslinjer for HGF og samtidig sikre, at alle får de samme informationer. Retningslinjerne er vedtaget af bestyrelsen i december 2007 og opdateres løbende. Senest opdateret august 2019. Retningslinjerne er også lavet for at sikre, at det er sjovt at gå til gymnastik – både for gymnaster, instruktører og foreningen.

1. Samværspolitik

Formålet med at udarbejde en samværspolitik i HGF er at tilgodese og beskytte det enkelte barn/den enkelte idrætsudøver mod krænkelser og i værste fald seksuelt overgreb samt ikke mindst beskytte instruktørerne mod eventuelle beskyldninger.

Skulle der opstå mistanke om tilnærmelser/blufærdighedskrænkelse eller lignende har HGF udarbejdet en beredskabsplan, som tages i anvendelse. Det er HGFs formand, som tegner foreningen i en sådan sammenhæng, med støtte fra et bestyrelsesmedlem. En mistanke skal behandles med største diskretion, da det er en meget alvorlig anklage mod en person.

Konstateres et overgreb, skal barnets forældre orienteres, og samtidig orienteres om mulighed for hjælp fra det offentlige, bl.a. socialforvaltningen. Samarbejdet med den pågældende person opsiges øjeblikkeligt, samtidig med at sagen anmeldes til politiet. Når dette er sket, bør foreningens øvrige medlemmer informeres, således at der ikke opstår yderligere sladder og rygtedannelse Iflg. den gældende lovgivning er der naturligvis lavet pædofiliattester på alle personer, der har med børn at gøre.


1.1 I HGF taler vi ordentligt til hinanden – ingen upassende tilråb eller kommentarer om hinandens kroppe/udseende

1.2. Et nej skal respekteres – også i leg

1.3. En instruktør skal ikke være alene med et hold børn

1.4. I forbindelse med ture, stævner o.l. er der altid mindst to voksne instruktører/ledere med

1.5. Man går ikke ind i det modsatte køns omklædningsrum

1.6. Instruktører og ledere inviterer ikke enkelte børn med sig hjem

1.7. Forældrene opfordres til at interessere sig for deres børns idrætsliv.

1.8. Hvis en instruktør føler at være kommet i en situation, der kan misforstås af andre, er vedkommende instruktør meget velkommen til at kontakte en fra bestyrelsen, som vil føre samtalen til protokols, så evt. ”fejlagtige” misforståelser eller rygter ikke får lov til at spredes

1.9. Alle har pligt til at gå til bestyrelsen, hvis de hører rygter om krænkelser eller selv fornemmer, at der er noget galt.

1.10. Bestyrelsen har pligt til at tage sådanne henvendelser alvorligt og at reagere hurtigt på dem.

1.11. Der må ikke fotograferes under træningen, medmindre det på forhånd er aftalt med instruktøren, og der må under ingen omstændigheder fotograferes i omklædningsrummene.

1.12. Mobiltelefoner skal være slukkede eller på lydløs under træningen.

2. Retningslinier for instruktører, holdledere og hjælpeinstruktører (udleveres ved sæsonstart)

2.1. Instruktører

Instruktørerne opfordres til at bruge alle deres gymnastiske evner, så gymnasterne får en oplevelse med god, kreativ og også seriøs gymnastik. Brug også mulighederne for at lave ekstra-træninger, det giver et godt kendskab til gymnasterne, gode relationer gymnasterne imellem og ikke mindst en god social oplevelse. Husk også at inddrage eventuelle hjælpeinstruktører, så de også får en god oplevelse og lyst til selv at blive instruktør.

Lav eventuelt en aktivitetskalender for holdet for at sikre gymnasterne deltagelse.

Det er vigtigt at der sluttes til tiden inkl. oprydning – af hensyn til det næste hold. Husk at sætte redskaberne på plads. Hvis timen sluttes i klublokalet, så husk også at rydde op der, måske feje gulv, hvis det er nødvendigt.

Instruktørerne skal læse og underskrive instruktøraftalen, udfylde de ting, der mangler og returnere den til instruktørkontakten (se hjemmeside). Nye instruktører skal selv indtaste sine personlige oplysninger på hjemmesiden (Hedehusene gf.dk : Instruktør/holdleder: under instruktørinfo)

HGF tilbyder kørselsgodtgørelse for instruktører udenfor postnumrene 2640, se pkt. 9. Husk derfor at føre og aflevere kørselsregnskab, hvis man er berettiget hertil. Regnskab sendes på mail til instruktørkontakten (se hjemmeside) en gang om mdr.

Tilmelding til kurser foregår til kursusansvarlig (se hjemmeside). GymDanmark / DGIs kursuskalender ligger i klublokalet.

Ved skader på redskaber skal der straks gives besked til bestyrelsen.

Sørge for at opdatere holdlisten. Af hensyn til indberetningen til kommunen (som er basis for næste års tilskud samt hal og sal tildeling), er det vigtigt, at du sørger for, at alle gymnaster er registreret senest ved udgangen af september måned.

Forbindingskasser/isposer i springcenteret, står på reolen

Forbindingskasse/isposer på Charlotteskolen, står oven på det høje skab i klublokalet

Ved alvorlige skader ringes 1813. Formanden eller instruktørkontakten skal altid underrettes. Ved mindre alvorlige skader kan der benyttes taxa til skadestue/hospital (som bliver refunderet, kontakt instruktørkontakt), hvis der ikke er en bil til rådighed.

2.2. Holdledere

Holdledere tager sig af alt det praktiske i forbindelse med holdet, således at instruktørerne kan koncentrere sig om gymnastikken.

Medvirker ved planlægning af aktiviteter og arrangementer.

Holdlederen skal i det hele taget stå for kontakten til forældrene (ved børnehold), så instruktørerne kan henvise til holdlederen ved praktiske spørgsmål.

2.3. Hjælpeinstruktører

Som hjælpeinstruktør er man instruktørelev (under oplæring ved de uddannede instruktører)

Instruktørelever skal deltage i levevante kurser, kontakt kursusansvarlig

Instruktørelever må ikke have det overordnede ansvar på holdet.

3. Afbud/sygdom

Ved afbud eller sygdom skal instruktørerne selv finde en afløser. Skulle det ikke lykkes, kontaktes instruktørkontakten, som så vil prøve at finde en afløser. I alle tilfælde skal instruktørkontakten underrettes. HGF undgår så vidt muligt at aflyse træninger

4. Nøgler

Som instruktør i springcenteret får man udlevet en nøglebrik

Som instruktør i Charlottehallen får man udleveret en nøgle og en nøglebrik

Nøgle og nøglebrik udleveres af instruktørkontakten mod underskrift

5. Stævner

Det er instruktørens/-ernes beslutning at deltage i stævner, beslutningen kan også tages sammen med holdlederen. Der tilstræbes 1 instruktør/leder for hver 10. gymnast, (HTK’s regler for tilskud), øvrige ikke aktive gymnaster/deltagere i stævnet får ikke tilskud.

Der deltager dog altid mindst 2 instruktører/ledere ved et stævne. Transport: Benyttes samlet transport med bus eller tog vil der ikke kunne udbetales særskilt godtgørelse for billetter eller for kørsel i egen bil til enkelte deltagere, medmindre det aftales på forhånd med bestyrelsen.

Ved stævner uden for landet grænser kan der ydes tilskud til instruktører og holdledere. Hver deltager betaler dog som udgangspunkt sine egne rejse- og opholdsudgifter

6. Kurser

Instruktører, hjælpeinstruktører, holdledere, bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter kan deltage i relevante kurser.

7. Hold betaling

7.1. Som instruktør, hjælpeinstruktør, holdleder, bestyrelsesmedlem og bestyrelsessuppleant har man lov til at gå gratis på et af HGFs egne hold. ”Frikontingentet” er personligt og kan ikke overdrages til andre. Bestyrelsen kan dog ved helt særlige forhold vedtage undtagelser herfor. HGF betaler KUN kontingentdelen af holdets pris, ikke udgifter til aktiviteter, opvisningstøj og andre ting der er inkluderet i hold betalingen. Deltager man på flere hold, betales man for det/de hold.

7.2. Gymnaster betaler fuld pris for alle de hold, de går på. Forlader en gymnast holdet inden en måned efter start, refunderes kontingentbetaling. Tilmelder man sig et hold efter nytår, kan HGF tilbyde reduceret kontingent.

Udmeldelse skal ske skriftligt til holdleder eller et bestyrelsesmedlem.

8. Godtgørelse

8.1. Bestyrelse.

Bestyrelsen modtager ikke honorar, men har et ”frikontingent” og gratis adgang til festen efter HGFs lokalopvisning.

8.2. Instruktører.

Instruktører modtager godtgørelse indenfor Skats gældende rammerne, kan deltage i kurser indenfor visse rammer, har gratis adgang til festen efter HGFs lokalopvisning og har ”frikontingent” til et HGF hold.

8.3. Holdledere.

Holdledere modtager ikke honorar, men har et ”frikontingent” og gratis adgang til festen efter HGFs lokalopvisning.

8.4. Hjælpeinstruktører.

Hjælpeinstruktøren modtager ikke honorar, men har et ”frikontingent”.

8.5. Hjælpere.

Hjælpere modtager ikke honorar og en eventuel godtgørelse aftales individuelt og skal godkendes af bestyrelsen.

9. Transportgodtgørelse til instruktører

Der ydes alene transportgodtgørelse for aktiviteter planlagt for sæsonen. Der ydes kun tilskud, hvor hjemadressen er udenfor postnr. 2640. Transportomkostninger godtgøres via hold betalingen og skal derfor indregnes i denne.

Kørsel i egen bil: Der skal føres kørselsregnskab – krav fra Skat – som vil ligge til grund for kørselsudbetalingen. Der udbetales kilometertakst efter HGFs regler. Hvis flere instruktører/hjælpeinstruktører kører sammen, udbetales kun kørselsgodtgørelse til bilens fører.

Offentlige transportmidler: Aflevering kopi af billetter for dokumentation for udgift der kan godtgøres af foreningen. Anvendes pendlerkort omregnes kortets pris til en ”dagspris”, som godtgøres af foreningen.

10. Klublokalet

Klublokalet kan benyttes af alle og de bedes hjælpe til med at holde klublokalet pænt, dvs. rydde op efter sig. Ved særlige arrangementer aftales dette i forvejen med bestyrelsen.

11. Politik for rygning, alkohol og euforiserende stoffer

Med hensyn til rygning, alkohol og euforiserende stoffer gælder den almindelige danske lovgivning. For personer under 18 år er hovedreglen at de ikke må indtage alkohol i HGF-regi. Ved festlige lejligheder som f.eks. forårsfesten, kan dette fraviges, hvis der gives tilladelse fra forældrene, dog ikke for personer under 16 år. Personer over 18 år, både bestyrelse, instruktører, holdledere, hjælpeinstruktører, hjælpere og gymnaster, forventes at omgås alkohol på en sund og fornuftig måde i HGF-regi, der sikrer en ansvarlig udførelse af foreningens aktiviteter.

12. Arbejdsopgaver

Foreningen får indimellem tilbudt arbejdsopgaver, hvor det enkelte medlem/foreningen har mulighed for at tjene nogle penge. Medlemmer, der deltager i sådanne opgaver, får deres ”løn” indsat på deres konto i foreningen og kan bruge den til betaling af f.eks. kontingent, tøj eller rejser. Beløbet kan som hovedregel ikke udbetales til det enkelte medlem, medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende. Hvis hele holdet deltager, kan beløbet indsættes på holdets konto.

13. Sponsoraftaler

Man må gerne finde sponsorer til sit hold – man skal bare have bestyrelsens godkendelse af aftalens udformning og evt. reklametryk på tøjet. Med hensyn til holdbluser er ryggen som hovedregel forbeholdt foreningens navn.

14. Bestyrelsesmøder

Der afholdes bestyrelsesmøde en gang om måneden. Skulle man have emner, der ønskes drøftet i bestyrelsen, kontaktes denne via HGFs hjemmeside eller et bestyrelsesmedlem.

15. Generalforsamling

Iflg. vedtægterne afholdes der generalforsamling hvert år i marts måned. Indkaldelse af medlemmer sker ved direkte mail til medlemmets oplyste e-mail adresse. Datoen bekendtgøres endvidere ved opslag i klublokale og træningssteder, på sociale medier og HGFs hjemmeside.

Revideret august 2019 af Erik Hvidtfeldt, Henning L. Nielsen og Karen-Lise Weilmann